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ETC040506-如何做好跨部门会议沟通 学习导航
通过学习本课程,你将能够:
● 了解召开跨部门会议的情况;
● 找出跨部门会议效率低的原因;
● 知道跨部门会议的种类;
● 掌握化解会议困境的方法。
如何做好跨部门会议沟通
一、跨部门的会议分类 当组织中有共同目标、共同任务时,需协调沟通,就必须进行跨部门会议。跨部门会议主要有以下几类: 第一,报告类会议; 第二,解决问题会议; 第三,制定决策会议; 第四,收集、交流信息会议。
二、哪些情况需要召开跨部门会议 1.要把信息传达至多人 当公司要把信息传递给很多人时需召开跨部门会议,虽然现在的信息沟通渠道很多,但需达成有效沟通时必须召开会议。 2.需他人的参与以谋求策略 当公司面临重大决策,需他人参与讨论商议,以寻求更好的策略时,部门内部的信息渠道无法达到目的,需召开跨部门会议。 3.需进行部门协调 任务分配后,部门之间需对任务进行协调沟通,然后进行汇报总结,或在会上对某些问题进行沟通和对接,以便领导进行下一步决策时,需要召开跨部门会议。 4.需当众表扬或批评 表扬是正激励,批评是负激励。公开表扬可以突出员工的贡献,让员工有成就感,同时激励他人的工作热情;公开批评可以让他人引以为戒,同时强调同类事件,以避免再犯错误。 5.给小组或部门分配任务 给小组和部门分配任务时,必须说明各自的职责与任务,需要召开跨部门会议。
三、跨部门会议效率低的原因 跨部门会议效率低的原因主要有以下几方面: 第一,目的不明确; 第二,参会人员不当; 第三,议程安排不当; 第四,参会者准备不充分或者根本没有准备; 第五,时间控制不好; 第六,会议气氛不好,信息传递不明确; 第七,会议记录不及时、不准确; 第八,议而不决、决而不行、行而不果。
四、跨部门会议工作流程 跨部门会议的工作流程主要包括一个中心和两个基本点。 1.一个中心 “一个中心”指的是从会议开始到当场会议结束,包括: 会议的开始 会议的开始具体包括:致欢迎词、阐明会议目的、交流会议议程、介绍时间安排及相关规章制度等。 进行会议讨论 进行会议讨论可以分为不同的议程,具体包括:分享话题和目标、交流信息、产生主意、做决定、做行动、总结等。 结束会议 结束会议具体包括:总结,安排下次会议。 2.两个基本点 “两个基本点”指的是会议开始之前的准备和会议结束之后的跟进。 五、如何化解会议中的意外和冲突 跨部门会议过程中,难免会出现一些问题和困境,例如:第一,进行表扬和批评;第二,发言者滔滔不绝;第三,有人持反对意见;第四,有人沉默寡言;第五,有人没心思开会、喜欢干别的事情。 化解这些困境的方法分为语言的和非语言的两种,语言的包括制止、说明等,非语言的包括手势、动作指令等。例如,应对滔滔不绝的发言者,可以停止记录,或邀请他人发表意见;应对持反对意见的人,可以询问他有没有好的建议,毕竟开会的目的是解决问题;应对沉默寡言者或走神的人时,可以直接点名,让其参与到会议中。
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